Politique de protection des données et documentation de conformité RGPD
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association ASS LES AMIS DE LA CHAUMIERE (ci-après désignée « LES AMIS DE LA CHAUMIERE ») informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées au titre des articles 12, 13 et 14 du RGPD.
Données des demandes d’accueil anticipées
Dans le cadre de notre fonctionnement avec l’Aide Sociale à l’Enfance, des renseignements sur les enfants susceptibles d’être accueillis et sur leurs entourages (notamment des médecins, assistants familiaux, référents du service social, parents et représentants légaux) sont enregistrés par LES AMIS DE LA CHAUMIERE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identités, états civils, coordonnées de contact, motifs et problématiques de la demande, historiques de prise en charge, projets d’accueil) est en vue d’étudier la pertinence de la demande. Seuls le Directeur et la Chef de service concernée en cas de SEPAD sont habilités à avoir accès aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à la fin de la prise de décision d’accueil ou de refus. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel est basée sur l’exécution de l’agrément émis par le Conseil Départemental 54 ou à défaut sur l’exécution des statuts ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association à caractère social ou à défaut l’intérêt légitime des personnes concernées.
Données des demandes d’accueil admises
Dans le cadre de notre fonctionnement avec l’Aide Sociale à l’Enfance, des renseignements sur les enfants admis et sur leurs entourages (notamment des médecins, assistants familiaux, référents du service social, parents et représentants légaux) sont enregistrés par LES AMIS DE LA CHAUMIERE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identités, états civils, coordonnées de contact, motifs et problématiques de la demande, historiques de prise en charge, projets d’accueil, décisions de placement et de prise en charge, signature du règlement intérieur, autorisations de soins, autorisations de transport, autorisations du droit à l’image, photos éventuelles, autorisations de pratique sportive, carnet de santé, carte vitale, pièce justificative de la CMU éventuelle, copie du livret de famille, calendrier de l’ASE, dossier médical) est en vue :
- Elaborer et mettre en œuvre le projet individuel de l’enfant ;
- Assurer le suivi éducatif et médical ;
- Gérer la relation avec l’Aide Sociale à l’Enfance et l’entourage de l’enfant ;
- Etablir la facturation avec les Conseils départementaux.
La durée maximale de conservation des données est fixée à :
- 20 ans après le départ de l’enfant concernant le volet médical des données ;
- 5 ans après le départ de l’enfant concernant le volet administratif des données.
Les archives éventuelles des professionnels de santé conservées au sein de la structure leur appartiennent et notre structure n’y a pas accès. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel est basée sur l’exécution de l’agrément émis par le Conseil Départemental 54 ou à défaut sur l’exécution des statuts ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association à caractère social ou à défaut l’intérêt légitime des personnes concernées.
Données des donateurs et historique des dons reçus
Des renseignements sur les particuliers-donateurs et les interlocuteurs des entreprises donatrices sont enregistrés par LES AMIS DE LA CHAUMIERE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identités, coordonnées de contact, pièces comptables, historiques des dons financiers ou en nature) est en vue de gérer le gestion des dons, la relation avec les donateurs, le suivi comptable et l’émission des reçus fiscaux. Seuls la Direction, le secrétariat et le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données. Conformément à la durée légale de conservation des pièces comptables justificatives, les données personnelles sont conservées pendant 10 ans après le dernier don effectif. La base légale du traitement des données repose sur l’exécution de la législation en matière de dons, legs et donations ou à défaut sur l’exécution de nos statuts ou à défaut sur nos intérêts légitimes en tant qu’association.
Données des membres de l’association
Des renseignements sur les membres de l’association sont enregistrés par LES AMIS DE LA CHAUMIERE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identités, coordonnées de contact, bulletin d’adhésion, pièce comptable, émargement éventuel, pouvoir éventuel) est en vue de gérer le gestion des adhésions, la relation avec les membres, le suivi comptable, l’émission des reçus fiscaux, l’émission des convocations et la conservation des pièces justificatives. Seuls la Direction, le secrétariat et le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données. La durée de conservation des données est fixée par les délais légaux en la matière, notamment les durées suivantes : https://www.demarches.interieur.gouv.fr/associations/quels-delais-conservation-documents-association
La base légale du traitement des données repose sur l’exécution de la législation ou à défaut sur l’exécution de nos statuts ou à défaut sur nos intérêts légitimes en tant qu’association.
Annuaire et répertoire des contacts de l’association
Un système d’annuaire et répertoire de contacts a été mis en place par LES AMIS DE LA CHAUMIERE qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone et email) est la gestion de la relation-partenaire et l’annuaire de l’association. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association.
Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par LES AMIS DE LA CHAUMIERE (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
Candidature à un emploi et demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par LES AMIS DE LA CHAUMIERE (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls le secrétariat, le service RH, la Direction et les chefs de service et les membres du bureau sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou à défaut sur votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.
Newsletters et invitations à des évènements
Nos adhérents et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information peut être mis en place par LES AMIS DE LA CHAUMIERE qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@mecschaumiere.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone et email) est la diffusion d’actualités ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
Architecture informatique sécurisée
Nos données et celles de nos usagers sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et dans nos datacenters externalisés situés en Union Européenne, notamment OVH® et MICROSOFT® Office365.
Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (usagers, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables externalisés, CAC, institutions… Nous signalons aussi que nos données peuvent être transmises à des entreprises spécialisées en destruction des documents confidentiels. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@mecschaumiere.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, LES AMIS DE LA CHAUMIERE, Square Jeanne Hermann, 54700 Vilcey-sur-Trey. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.